Come si crea e realizza un evento culturale?

La parola evento deriva dal latino e-venire e sta ad indicare il risultato di un divenire, un movimento per cui qualcosa viene alla luce. Ed in effetti un evento è proprio questo: una manifestazione di qualcosa attraverso l’espressione e la comunicazione di un soggetto.

In particolare, le peculiarità di un evento culturale sono la sua eccezionalità, temporaneità (l’evento nasce e si conclude in tempo limitato e definito), la sua forte componente emozionale ed una funzione spiccatamente socio-culturale. Riguardo quest’ultimo aspetto, in particolare, gli eventi si possono vedere come aggregatori di una comunità che per un breve lasso di tempo si ritrova, vive assieme un’esperienza e si porta a casa emozioni comuni.

Quali sono gli step necessari alla realizzazione di un evento culturale che possa essere definito di successo?

Il ciclo di vita di un evento culturale, ma anche di un evento di altro tipo, può essere definito in sei fasi:

• Ideazione
• Attivazione
• Pianificazione
• Attuazione
• Completamento
• Valutazione

Nella fase dell’ideazione, l’evento viene sviluppato nei suoi contenuti, nell’idea-progetto, nelle linee generali, nelle caratteristiche distintive, negli obiettivi, nelle funzioni che deve assolvere. Punto fondamentale di questa fase è la definizione della missione, ossia dello scopo centrale dell’iniziativa, del significato profondo che essa esprime, tenendo in considerazione gli interessi di tutti gli stakeholders.

Nella successiva fase dell’attivazione viene valutata la reale fattibilità dell’evento, rispetto alle possibilità e alle disponibilità (di risorse economiche ed umane) esistenti e nel contempo si discute sulle questioni chiave ossia sulla presenza di artisti, prenotazioni spazi, acquisto diritti, ecc… In questa fase si valutano eventuali scostamenti progettuali rispetto alla fase di ideazione.

La fase della pianificazione è sicuramente quella più delicata. Sulla base di un’accurata raccolta di informazioni, si procede alla programmazione operativa dell’avvenimento, identificando nel dettaglio le attività e le azioni da intraprendere, i tempi in cui tutte queste azioni devono essere portate a termine, le risorse da reperire e l’individuazione dei momenti e delle modalità con cui monitorare l’andamento della produzione. Di estrema importanza in questa fase è costruire un diagramma di Gantt, ossia un calendario che pone lungo una linea del tempo tutte le cose da fare evidenziando le tempistiche entro cui queste devono essere portate a termine.

Nella fase dell’attuazione, sicuramente la più emozionante e coinvolgente, non solo per il pubblico presente, il progetto viene materialmente eseguito, secondo le scelte e le indicazioni stabilite nella fase precedente.

La fase del completamento prevede l’effettuazione di tutte quelle attività amministrative e legate alla liquidazione dei finanziamenti pubblici e/o privati che sono stati necessari alla realizzazione dell’evento culturale.

L’ultima fase, quella della valutazione, fondamentale per qualsiasi evento, prevede una verifica dei risultati al fine di accertare il raggiungimento degli obiettivi attesi e riflettere sulle motivazioni de eventuali scostamenti. Questa fase è importante anche per determinare il valore che l’evento ha prodotto per tutti i soggetti partener con qui, eventualmente, proseguire un rapporto nel tempo.

Seguire il più possibile ognuna di queste fasi farà sì che nulla sia lasciato al caso e che l’organizzazione risulti il più possibile impeccabile, naturalmente una buona dose di passione e di esperienza nel settore renderanno l’evento indimenticabile.

Fonte: “Gli eventi culturali – ideazione, progettazione, marketing, comunicazione”, a cura di: L. Argano, A. Bollo, P. Dalla Sega, C. Vivalda. Ed. Franco Angeli, Milano – 2005.